Im Vorfeld des Akkreditierungsverfahrens berät die ZEvA die antragstellende Hochschule zur Durchführung des Verfahrens, der Zusammenfassung der Studiengänge in Cluster und der Terminplanung. Nach Verfahrenseröffnung reicht die Hochschule einen ersten Entwurf ihres Selbstberichtes ein. Die Geschäftsstelle der ZEvA bewertet diesen Selbstbericht in Bezug auf die Einhaltung der formalen Kriterien der Musterrechtsverordnung in einem Prüfbericht und prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit. Die Beurteilung der fachlich-inhaltlichen Kriterien ist Aufgabe der Gutachter/-innen.

Für die Begutachtung stellt die ZEvA eine Gutachtergruppe zusammen, die sich aus renommierten Hochschullehrern/-innen des Fachs sowie Vertretern/-innen der Berufspraxis und der Studierenden zusammensetzt. Diese Gutachtergruppe bekommt den Selbstbericht zur Prüfung übersandt und wird für eine Vor-Ort-Begutachtung am Hochschulstandort eingeladen. Die Benennung der Gutachtergruppe obliegt dabei der ZEvA-Kommission (ZEKo). Während der Vor-Ort-Begutachtung, die von einem/-r Referenten/-in der ZEvA begleitet wird, bekommen die Gutachter/-innen Gelegenheit, mit Vertretern/-innen der Hochschulleitung, den Programmverantwortlichen und Lehrenden des Studiengangs sowie mit Studierenden über die Antragsunterlagen zu diskutieren. Zudem werden vor Ort die beteiligten Institute besichtigt. Die Gutachtergruppe kann bei erstmaligen Akkreditierungen von noch nicht angebotenen Studiengängen oder bei der Reakkreditierung auf eine Vor-Ort-Begutachtung verzichten.

Nach der Vor-Ort-Begutachtung wird von der Gutachtergruppe ein Gutachten mit einem Beschlussvorschlag an den Akkreditierungsrat erstellt, das der Hochschule zusammen mit dem Prüfbericht der Geschäftsstelle übermittelt wird. Die Hochschule bekommt Gelegenheit, der Agentur eine Rückmeldung zum Gutachten zu geben und die ZEKo wird um Freigabe bzw. Kommentierung des Berichtes gebeten.

Sollten im Gutachten und/oder dem Prüfbericht festgestellt werden, dass einzelne (Teil-)Kriterien der Musterrechtsverordnung noch nicht erfüllt sind, kann die Hochschule mit der ZEvA in einen Prozess der Qualitätsverbesserung einsteigen, in dessem Zuge vorhandene Verstöße gegen Akkreditierungsvorgaben behoben werden können. Die Hochschule bekommt in diesem Fall die Gelegenheit, den Entwurf des Selbstberichtes zu überarbeiten und die Gutachter/-innen erstellen auf dieser Basis den endgültigen Akkreditierungsbericht.

Nach Abschluss der Begutachtung reicht die Hochschule ihren Selbstbericht zusammen mit dem Akkreditierungsbericht beim Akkreditierungsrat ein und beantragt die Akkreditierung. Der Akkreditierungsrat entscheidet auf dieser Basis über die Akkreditierung und kann eine Akkreditierung mit oder ohne Auflagen aussprechen oder die Akkreditierung ablehnen. Eine Akkreditierung erfolgt für 8 Jahre, Auflagen sind innerhalb von 12 Monaten zu erfüllen. Sollte der Akkreditierungsrat beabsichtigen, eine von der Gutachterempfehlung abweichende Entscheidung zu treffen, bekommt die Hochschule Gelegenheit zur Stellungnahme.

Für Verfahren, die vertraglich vor dem 1. Januar 2018 eröffnet wurden, entscheidet die ZEvA-Kommission über die Akkreditierung auf der Basis eines Akkreditierungsberichtes und der Stellungnahme der Hochschule. Die Akkreditierung erfolgt gemäß der Kriterien und Verfahrensregeln des Akkreditierungsrates und kann bei einer erstmaligen Akkreditierung für 5 und bei einer Reakkreditierung für 7 Jahre ausgesprochen werden. Auflagen sind innerhalb von 9 Monaten zu erfüllen, und die ZEKo kann das Verfahren einmalig für 18 Monate aussetzen.

Die ZEvA hat gemäß den Anforderungen in den European Standards and  Guidelines (ESG) ein formalisiertes Beschwerdemanagement etabliert. Gegen Entscheidungen der ZEvA kann innerhalb eines Monats Beschwerde eingelegt werden. Sie ist bei der Geschäftsstelle der ZEvA, -Revisionskommission- schriftlich zu erheben. Über die Beschwerde entscheidet die ZEKo auf der Basis einer Empfehlung der Revisionskommission der ZEvA.