Verfahrensablauf Systemakkreditierung
Anders als in der Programmakkreditierung können die Hochschulen die Zeitplanung im Verfahren der Systemakkreditierung je nach ihrem internen Planungs- und Entwicklungsstand maßgeblich selbst bestimmen.
Von der Vertragsschließung bis zum Freigabe des Gutachtens durch die Agentur (Begutachtungsphase) sollte jedoch ein Zeitraum von mindestens 12 Monaten eingeplant werden. Für die anschließende Behandlung des Antrags auf Systemakkreditierung beim Akkreditierungsrat (Entscheidungsphase) sollte noch einmal eine Bearbeitungsdauer von mindestens acht Wochen veranschlagt werden.
Die ZEvA legt in der Systemakkreditierung besonderen Wert auf eine engmaschige Begleitung und intensive Vorbereitung der Hochschulen. Hierzu gehört auch ein ausführliches eintägiges Auftaktgespräch („Statusseminar“) mit der Agentur. Dieses dient dazu, noch vor Beginn der eigentlichen Begutachtungsphase das QM-System der Hochschule einer eingehenden Soll-Ist-Analyse zu unterziehen und vor dem Hintergrund der Akkreditierungsstandards ggf. noch bestehende Lücken zu identifizieren.
Während des gesamten Verfahrens steht der Hochschule grundsätzlich mindestens ein wissenschaftlicher Referent oder eine Referentin der ZEvA als Ansprechpartner/-in in allen organisatorischen und inhaltlichen Fragen zur Verfügung.
Die Hochschule erstellt im Anschluss an das Auftaktseminar eine Antragsdokumentation, in der sie ihr System der internen Steuerung und Qualitätssicherung im Bereich von Studium und Lehre beschreibt und seine Wirksamkeit durch Nachweise belegt. Die betreuende Referentin bzw. der Referent nimmt auf Wunsch eine umfassende Vorprüfung der Unterlagen vor. Eine gesonderte Entscheidung über die Zulassung der Hochschule zum Systemakkreditierungsverfahren ist mit der Vorprüfung seit 2018 nicht mehr verbunden. Die ZEvA empfiehlt dennoch den Hochschulen, die Expertise und Erfahrung der Agentur bei der Antragserstellung unterstützend in Anspruch zu nehmen.
Die Agentur erstellt außerdem einen Prüfbericht, welcher bestätigt, dass mindestens ein Studiengang das zur Begutachtung stehende Qualitätsmanagementsystem (d.h. ein internes Akkreditierungsverfahren) durchlaufen hat. Bei einem Reakkreditierungsverfahren muss die Hochschule belegen, dass alle ihre Bachelor- und Masterstudiengänge das System mindestens einmal durchlaufen haben.
Die ZEvA stellt für die Begutachtung eine (mindestens 5-köpfige) Expertengruppe gemäß den Vorgaben der Musterrechtsverordnung und den Leitlinien der HRK zusammen. Insbesondere müssen Gutachter/-innen in der Systemakkreditierung über Erfahrung in der Hochschulleitung und/oder Qualitätsentwicklung verfügen. Ferner umfasst die Gruppe stets auch Studierende und Vertreter/-innen der Berufspraxis.
Die ZEvA leitet die Antragsdokumentation der Hochschule an die Gutachtergruppe weiter. Im Anschluss stehen zwei Besuche der Expertengruppe an der Hochschule an. Während der ersten Begehung lernt die Gutachtergruppe die zentralen Akteure des Qualitätsmanagements der Hochschule kennen und vertieft vor Ort ihre Kenntnisse und ihr Verständnis des Steuerungs- und Qualitätssicherungssystems. Zudem wird mit der Hochschule besprochen, anhand welcher Qualitätsmerkmale und welcher Studiengänge (Stichproben) die Wirksamkeit des Systems demonstriert werden soll.
Die Hochschule erhält im Folgenden Gelegenheit, zu den ausgewählten Kriterien aussagekräftige Dokumente zusammenzustellen. Für diesen Verfahrensschritt sollten mindestens 3-4 Monate veranschlagt werden.
Im Zentrum der zweiten Begehung steht die Analyse und Bewertung des Steuerungs- und Qualitätssicherungssystems. Hierzu gehört vor allem die Auswertung der Stichproben, d. h. die Suche nach den Spuren, die das hochschulinterne Qualitätsmanagement in den Studiengängen hinterlässt. Die Gutachtergruppe erörtert das Qualitätsmanagementsystem mit Vertreter/-innen verschiedener Stakeholdergruppen und prüft, ob die für die Systemakkreditierung relevanten Kriterien berücksichtigt werden.
Auf Basis der Gespräche und der Antragsdokumentation erstellt die Expertengruppe ein ausführliches Gutachten, das auch einen Beschlussvorschlag an den Akkreditierungsrat enthält.
Das Gutachten wird der Hochschule zusammen mit dem Prüfbericht der Geschäftsstelle übermittelt. Die Hochschule bekommt Gelegenheit, der Agentur eine Rückmeldung zum Gutachten zu geben, und die ZEva-Kommission wird um Freigabe bzw. Kommentierung des Berichtes gebeten.
Sollte im Gutachten und/oder dem Prüfbericht festgestellt werden, dass einzelne (Teil-)Kriterien der Musterrechtsverordnung noch nicht erfüllt sind, kann die Hochschule gemeinsam mit der ZEvA in einen Prozess der Qualitätsverbesserung eintreten, im Zuge dessen vorhandene Verstöße gegen Akkreditierungsvorgaben behoben werden können. Die Hochschule bekommt in diesem Fall die Gelegenheit, den Entwurf des Selbstberichtes zu überarbeiten und die Gutachter/-innen erstellen auf dieser Basis den endgültigen Akkreditierungsbericht.
Nach Abschluss der Begutachtung reicht die Hochschule ihren finalen Selbstbericht zusammen mit dem Akkreditierungsbericht beim Akkreditierungsrat ein und beantragt damit die Systemakkreditierung.
Der Akkreditierungsrat kann die Systemakkreditierung mit oder ohne Auflagen aussprechen oder die Akkreditierung ablehnen. Die Systemakkreditierung gilt für die Dauer von 8 Jahren, Auflagen sind innerhalb von 12 Monaten zu erfüllen. Sollte der Akkreditierungsrat beabsichtigen, eine von der Gutachterempfehlung abweichende Entscheidung zu treffen, bekommt die Hochschule vorher Gelegenheit zur Stellungnahme.
Für Verfahren, die vertraglich vor dem 1. Januar 2018 eröffnet wurden, entscheidet die ZEvA-Kommission über die Systemakkreditierung auf Basis eines Akkreditierungsberichtes und der Stellungnahme der Hochschule.
Darüber hinaus entscheidet die ZEvA-Kommission auf Grundlage einer Antragsvorprüfung der Geschäftsstelle über die Zulassung der Hochschule zum Verfahren der Systemakkreditierung.
Die Akkreditierung erfolgt gemäß den Kriterien und Verfahrensregeln des Akkreditierungsrates. Die erstmalige Systemakkreditierung wird für 6 Jahre, die Reakkreditierung für 8 Jahre ausgesproche. Auflagen sind innerhalb von 9 Monaten zu erfüllen, und die ZEKo kann das Verfahren einmalig für höchstens 24 Monate aussetzen.
Die ZEvA hat gemäß den Anforderungen in den European Standards and Guidelines (ESG) ein formalisiertes Beschwerdemanagement etabliert. Gegen Entscheidungen der ZEvA kann innerhalb eines Monats Beschwerde eingelegt werden. Sie ist bei der Geschäftsstelle der ZEvA schriftlich zu erheben. Über die Beschwerde entscheidet die ZEKo auf der Basis einer Empfehlung der Revisionskommission der ZEvA.